Datenschutzerklärung

Datenschutzinformation zum E-Learning in der Bundespolizei

Das E-Learning in der Bundespolizei ermöglicht die Bereitstellung diverser Lernangebote, die von freiem Lernen bis hin zu einem kompletten Fortbildungsprodukt als Mischform von Präsenz- und Online-Anteilen reichen (sog. Blended Learning). Hierbei kommen das Lernmanagement-System ILIAS sowie das Virtuelle Klassenzimmer Saba Meeting zum Einsatz. Diese bieten unter anderem Online-Kurse, Lernprogramme, Umfragen oder auch Videokonferenzen für die Lehre an.

Die Bundespolizei legt größten Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen und sonstigen, vertraulichen Daten. Sie verpflichtet sich zur Einhaltung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in den jeweils geltenden Fassungen sowie zur Einhaltung der Prinzipien von Datensparsamkeit und Datenvermeidung.

1. Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist das:

Bundespolizeipräsidium
Heinrich-Mann-Allee 103
14473 Potsdam
Telefon: +49 331 97997 – 0
E-Mail: bpolp@polizei.bund.de

2. Datenschutzbeauftragte der Bundespolizei
Bei Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte in der Bundespolizei:

Bundespolizeipräsidium
Datenschutzbeauftragte
Heinrich-Mann-Allee 103
14473 Potsdam
Telefon: +49 331 97997 – 9600
Fax: +49 331 97997 – 7013
E-Mail: bpolp.dsb@polizei.bund.de

3. Einsatz von Cookies
Das eingesetzte Lernmanagement-System ILIAS verwendet Cookies. Dies sind kleine Dateien, die über den Browser auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie ermöglichen es ILIAS, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Cookies speichern auch bevorzugte Einstellungen von Benutzern, z. B. die Anzahl der angezeigten Einträge auf einer Tabellenseite. Weiterhin dienen Cookies der Sicherheit der Nutzerinnen/ Nutzer und des Betreibers gleichermaßen, da hierüber geprüft werden kann, ob der Aufruf einer Seite in ILIAS tatsächlich von der dafür autorisierten Person erfolgte.

ILIAS verwendet sowohl temporäre Cookies, die nach dem Ende der Sitzung bzw. dem Schließen des Browsers ungültig werden, als auch länger gespeicherte Cookies. Über die Einstellungen Ihres Browsers können Sie sehen, welche Cookies von der ILIAS-Webseite gesetzt wurden und diese gegebenenfalls löschen. Eine Nutzung von ILIAS ohne Cookies ist aus technischen Gründen nicht möglich.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten

4.1. Definition
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.

4.2. Registrierung und persönliches Profil
Die Nutzung der ILIAS-Webseite ist ausschließlich nach erfolgreicher Registrierung möglich. Der Beitritt in Anwendergruppen, das Schreiben von Forenbeiträgen, Kommentaren oder internen Mails sowie die Verwendung zahlreicher anderer Funktionen ist damit erst möglich. Nach der Registrierung können Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung und dem zugehörigen Passwort auf der ILIAS-Webseite anmelden und die bereitgestellten Funktionen nutzen.

Bei der Registrierung sind mindestens folgende, personenbezogene Daten anzugeben (Pflichtangaben):

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• Nicht-dienstliche E-Mail-Adresse

Diese Angaben sind beispielsweise erforderlich für die nachfolgenden Funktionen:

• Rücksetzen des eigenen Passworts
• Information über Neuigkeiten wie Benachrichtigungen oder neue (Kurs-) Inhalte
• Dubletten-Prüfung
• Teilnehmerübersicht des Kurses sowie des Virtuellen Klassenraums
• Erstellung von Beiträgen in Foren
• Einreichung von Ergebnissen zu Arbeitsaufträgen
• Durchführung von Umfragen und Abstimmungen, die nicht anonymisiert durchgeführt werden
• Erstellung von Zertifikaten nach erfolgreichem Abschluss einer Lerneinheit

Weitere Informationen, wie etwa die dienstliche E-Mail-Adresse, die Dienststelle, ein Profilbild oder auch die telefonische Erreichbarkeit werden im ILIAS ausdrücklich nicht erfasst. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nicht verarbeitet.

4.3. Benutzerinhalte und Lernfortschritt
An verschiedenen Stellen in ILIAS haben Sie je nach Benutzerrolle die Möglichkeit, eigene Inhalte zu erstellen. Dies können zum Beispiel Beiträge in Diskussionsforen, Kommentare zu bereits vorhandenen Inhalten oder Einträge im Chat sein.

Je nach Nutzungsszenario können zudem pädagogische Prozessdaten erzeugt werden, die zur Verwaltung des Bearbeitungsfortschritts oder auch der Lernzielerreichung erforderlich sind. Diese Daten werden automatisch und fortschrittsbegleitend vom System generiert. Beispiele für lernfortschritts- und aktivitätsbezogene Informationen, die im Rahmen der Durchführung der Online-Lehrgänge erhoben werden, sind folgende:

• einfache, pädagogische Prozessdaten in anonymisierter Form (z.B. Lernprogramm unbearbeitet, begonnen, in Bearbeitung, beendet)
• Ergebnisse einer Leistungsfeststellung bzw. Qualifikation (Tests)

Bei der Verwendung des Virtuellen Klassenraums werden Bild- und Toninhalte der Videokonferenzsitzung vom Anwender sowie zum Anwender übertragen. Sie können jederzeit die Übertragung Ihrer Ton- und Videodaten in der Anwendung deaktivieren.

4.4. Server-Log-Dateien
Bei jedem Seitenaufruf der ILIAS-Webseite erhebt und speichert der Webserver Informationen in den Server-Log-Dateien. Die nachfolgenden Informationen übermittelt Ihr Browser automatisch an den ILIAS Web-Server:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Die Bundespolizei führt diese Daten nicht mit anderen Datenquellen zusammen.

4.5. Aufzeichnung von Videokonferenzen
Die Zweckbestimmung einer Aufzeichnung ergibt sich aus der Zurverfügungstellung des behandelten Inhalts für diejenigen Lernenden, die selbst nicht an dem Virtuellen Klassenraum teilnehmen konnten und/ oder im späteren Verlauf den Inhalt noch einmal einsehen möchten.

Die Aufzeichnung der Videokonferenz-Sitzung umfasst neben dem geteilten Bildschirminhalt (z.B. die Präsentation) ebenfalls Audiodaten sowie den sichtbaren Chatverlauf der durchführenden, aktiv eingebundenen Teilnehmenden sowie die Teilnehmerliste.

Die Aufzeichnung einer durchgeführten Videokonferenz erfolgt nur nach vorheriger Zustimmung aller Beteiligten. Die Zustimmung zur Aufzeichnung hat in dokumentierter Form zu erfolgen, um einen Nachweis der Einwilligung vorzuhalten. Die Abstimmungsergebnisse sind nur dem beteiligten Lehrpersonal ersichtlich, nicht aber weiteren Teilnehmenden.
Die Aufzeichnung wird direkt im Kurs auf der ILIAS-Lernplattform abgelegt und ist somit einer Zugriffsbeschränkung auf Kursebene unterworfen (Kursmitglieder, beteiligtes Lehrpersonal, Administration).

5. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und ggf. Weitergabe der erhobenen, personenbezogenen Daten bildet Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Daten werden in Abhängigkeit des konkreten Kurses bzw. Lehrmoduls zum Zweck der Durchführung von Aus- und Fortbildungen in der Bundespolizei verwendet.

Im Falle einer verpflichtenden Teilnahme ist die Rechtsgrundlage in der jeweiligen Konzeption sowie in der Kurs- bzw. Modulbeschreibung in ILIAS für den Einzelfall darzulegen und den Teilnehmenden zur Kenntnis zu geben.

6. Zugriff auf personenbezogene Daten
Sie als Teilnehmende werden in der Online-Phase durch eTutorinnen/ eTutoren und in der Präsenzphase durch Fachlehrerinnen/ Fachlehrer begleitet. Ausschließlich am Kurs unmittelbar beteiligtes Lehrpersonal erhält Einblick. Dies wird durch die Zuweisung der entsprechenden Rolle eines Lehrenden bzw. eines Lernenden in ILIAS gewährleistet.
Die Administration des ILIAS-Lernmanagement-Systems hat grundsätzlich umfassenden Systemzugang, um die technische Betreuung zu gewährleisten. Die Einsichtnahme ist ausschließlich zu diesem Zweck zulässig.

Einen Überblick über alle Kurse und Gruppen, in denen Sie Mitglied sind, finden Sie auf Ihrem Persönlichen Schreibtisch auf der Seite „Meine Kurse und Gruppen“.

7. Widerruf und Löschung der Daten
Ihre Daten werden für die Dauer der Nutzung der Dienste gespeichert und umgehend gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind.
Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. Auch die gesetzlichen Erlaubnistatbestände werden von dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt. Bitte beachten Sie, dass hierdurch bereitgestellte Produkte oder Dienstleistungen in ihrer Funktion ggf. eingeschränkt oder gänzlich nicht mehr verfügbar sein können.

Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, werden die personenbezogenen Daten umgehend gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen. Der Widerruf ist an die folgende E-Mail-Adresse zu richten:

lms.akademie@polizei.bund.de

Die Deaktivierung eines Benutzerkontos erfolgt darüber hinaus automatisiert nach 3 Jahren ohne Aktivität. Der Anwender/ die Anwenderin erhält daraufhin eine Erinnerung an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse. Erfolgt auch hierauf keine Reaktion, so findet eine Löschung der Daten nach weiteren 90 Tagen statt.
Die Löschung eines Benutzerkontos sowie zugehöriger Daten findet ebenfalls nach Ausscheiden eines Anwenders/ einer Anwenderin aus der Behörde statt, sofern diese nicht mehr für die dokumentierte Nachweisung einer Leistung bzw. Qualifikation erforderlich sind.

8. Weitergabe an Dritte
Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Auftragsverarbeiter und/ oder Dritte ohne Ihre Zustimmung findet ausdrücklich nicht statt. Es bestehen Dienstleistungsverträge mit externen Unternehmen, die im Rahmen der technischen Wartung, Pflege, Installation und Sicherung (Backup) Zugriff auf die ILIAS-Plattform besitzen. Im Sinne eines Auftragsverarbeiters bestehen hierfür gesonderte Verträge gem. EU-DSGVO, sodass der vertrauliche Umgang mit diesen sensiblen Daten jederzeit gewährleistet ist.

Nachfolgend aufgeführte Dienstleister sind zum gegenwärtigen Zeitpunkt mit den zuvor genannten Aufgaben i.R. des technischen Betriebs betraut:

• Qualitus GmbH, Venloer Str. 575, 50827 Köln
• LIVEPLACE GmbH, Venloer Str. 575, 50827 Köln

9. Informationspflichten/ Meldepflicht bei Vorkommnissen
Rechtsgrundlage für die Verpflichtung zur „Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde“ bildet Art. 33 Abs. 1 DSGVO. Die Meldung hat unverzüglich, jedoch spätestens nach 72 Stunden zu erfolgen. Die Zuständigkeit der Aufsichtsbehörde der Bundesrepublik Deutschland ergibt sich weiterhin aus Art. 55 Abs. 1 DSGVO.

Die Meldung erfolgt unter Beteiligung des Datenschutzschutzbeauftragten.

Für das Verfahren zur Dokumentation und Meldung sind die „Leitlinien für die Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679“ in Ihrer jeweils geltenden Fassung zu beachten. Der Inhalt der Meldung hat dabei folgende Informationen zu umfassen:

• eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (inkl. Anzahl bzw. Umfang betroffener Personen),
• den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer sonstigen Anlaufstelle für weitere Informationen,
• eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten sowie
eine Beschreibung der von dem Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen sowie der Dokumentation.

10. Ihre Rechte
Für die Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail, Fax oder Brief an die verantwortliche Stelle (s. Pkt. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.).

10.1. Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung
Ein Widerruf Ihrer bereits erteilten Einwilligung ist jederzeit und ohne Angabe von Gründen möglich, sofern es sich um eine freiwillige Teilnahme handelte. Für den Widerruf genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail an den Verantwortlichen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Bitte beachten Sie, dass hierdurch bereitgestellte Produkte oder Dienstleistungen in ihrer Funktion ggf. eingeschränkt oder gänzlich nicht mehr verfügbar sein können.

10.2. Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
Mit dem Recht auf Auskunft erhält die/ der Betroffene eine umfassende Einsicht in die sie/ ihn angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

10.3. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für die Betroffene/ den Betroffenen, unrichtige sie/ ihn angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.

10.4. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für die Betroffene/ den Betroffenen, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die sie/ ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

10.5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für die Betroffene/ den Betroffenen, eine weitere Verarbeitung der sie/ ihn angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch die Betroffene/ den Betroffenen ein.

10.6. Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns auf der Grundlage einer Einwilligung bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten.

10.7. Recht auf Widerspruch, Art. 21 DSGVO
Bei allen Verarbeitungen, die wir auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO durchführen, steht Ihnen ein Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO zu. Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für Betroffene, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen gerechtfertigt ist. Es gelten die in § 36 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
Sofern Sie der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten nach Maßgabe dieser Datenschutzbestimmungen insgesamt oder für einzelne Maßnahmen widersprechen wollen, können Sie Ihren Widerspruch per E-Mail, Fax oder Brief an die verantwortliche Stelle einreichen.

10.8. Recht auf Beschwerde, Art. 77 DSGVO
Als Betroffene/ Betroffener steht Ihnen nicht nur im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes oder eines entsprechenden Verdachts ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist:

Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Tel.: +49 (0) 228 – 997799 – 0
Fax.: +49 (0) 228 – 997799 – 5550
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de